από τη Σοφία Κούνουπα ΗΝD, BA, MBA Candidate
"… από τον τρόπο με τον οποίο γίνεται προκαταρκτικά ο σχεδιασμός, μπορούμε να προβλέψουμε τη νίκη ή την ήττα."
Σουν Τζου, Η τέχνη του πολέμου, 400 π.Χ
Αρχικά, η ομάδα του pharmacorner.gr αλλά και προσωπικά η υπογράφουσα της στήλης, θα θέλαμε να σας ευχηθούμε καλή χρονιά, με υγεία και πολλές ευτυχισμένες στιγμές. Ελπίζουμε το νέο έτος να σας ανταμοίψει με τους καρπούς των κόπων σας και να τους απολαύσετε με ηθική ικανοποίηση.
Ας γυρίσουμε όμως λίγο πίσω…
Στο δεύτερο άρθρο της στήλης, είχε πρωτοπαρουσιαστεί το παρακάτω σχήμα
το οποίο περιγράφει βήμα βήμα, την διαδικασία στρατηγικού σχεδιασμού μίας επιχείρησης ή πιο απλά την περιγραφή σχεδιασμού ενός επιχειρησιακού πλάνου (business plan). Τα μέχρι τώρα άρθρα, ακολουθούσαν την σειρά των βημάτων του σχήματος, παρουσιάζοντάς τα αναλυτικά ένα προς ένα.
Μία νέα χρονιά όμως ξεκινά..
Θεωρήσαμε χρήσιμο λοιπόν, στο σημερινό άρθρο, να παρακάμψουμε για λίγο το σχήμα (η ανάλυση του οποίου θα συνεχιστεί στα επόμενα άρθρα) και να ασχοληθούμε με κάτι αμιγώς πρακτικό και επίκαιρο.
Οπότε στο σημερινό άρθρο, θα σας παρουσιάσουμε την μέθοδο πρόβλεψης και προγραμματισμού των χρηματοοικονομικών στοιχείων ενός φαρμακείου.
Η διαδικασία ονομάζεται Profit and Loss Forecast και ουσιαστικά είναι μία απεικόνιση πρόβλεψης των κερδών αλλά και των ζημιών της επιχείρησης, που θα προκύψουν σε προσδιορισμένο μελλοντικό χρονικό διάστημα. Στην περίπτωση ενός φαρμακείου, η χρονική αυτή περίοδος υπολογίζεται στο ένα έτος.
Στο σημείο αυτό θα πρέπει να σημειώσουμε, ότι με την έννοια “κέρδη” αναφερόμαστε στα πραγματικά επιχειρηματικά κέρδη και όχι στην λογιστική έννοια των κερδών. Ο λογιστικός τρόπος υπολογισμού των κερδών, παίρνει υπ’ όψιν του και τα αποθέματα στην αρχή και το τέλος του λογιστικού έτους, ενώ στον επιχειρηματικό τρόπο υπολογισμού των κερδών, ο υπολογισμός γίνεται μέσω προσδιορισμού των πωληθέντων στην διάρκεια του έτους και ισχύει ο τύπος:
Αφού προσδιοριστεί το Μικτό Κέρδος, προσδιορίζουμε τα καθαρά κέρδη προ φόρων και αποσβέσεων, αφαιρώντας τις δαπάνες.
Άρα, για την πρόβλεψη των κερδών του νέου έτους, είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν τα παρακάτω 3 μεγέθη:
1.Πωλήσεις (Αξία Πωληθέντων)
2.Κόστος Πωληθέντων
3.Δαπάνες
1. Για να βρεθούν οι πωλήσεις (και πιο συγκεκριμένα, η αξία των πωληθέντων) καθώς πρόκειται για πρόβλεψη, χρησιμοποιούμε τα στατιστικά στοιχεία του προηγούμενου έτους και ανάλογα, κάνουμε ένα σενάριο για το κατα πόσο θα αυξηθούν ή θα μειωθούν.
Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να σημειωθεί, ότι για τον σωστό υπολογισμό της αξίας των πωλήθέντων, θα πρέπει να γίνει ανάλυση των πωλήσεων (του τζίρου) σε συγκεκριμένες κατηγορίες προϊόντων. Ο πιο εύκολος τρόπος να γίνει η κατηγοριοποίηση, θα ήταν απλά να μοιραστούν οι πωλήσεις σε φάρμακα και παραφάρμακα. Ωστόσο ο ιδανικός τρόπος περιλαμβάνει την ανάλυση των φαρμάκων σε Συνταγογραφούμενα, ΦΥΚ και Μ.Υ.ΣΥ.ΦΑ και ακολούθως, την μεγάλη κατηγορία των παραφαρμάκων σε επιμέρους, μικρότερες κατηγορίες (Καλλυντικά, Συμπληρώματα Διατροφής, Βρεφικά κ.ο.κ.)
Μία τέτοια ανάλυση γίνεται πολύ πιο εύκολα, έχοντας κάποιο λογισμικό επιχειρηματικής οργάνωσης όπως το PharmaBIT.
Παράδειγμα ακολουθεί στον πίνακα 6.1
2. Αφού γίνει η ανάλυση της αξίας των πωληθέντων, με όποιον τρόπο θεωρείτε καλύτερο, θα πρέπει να ακολουθήσει ο υπολογισμός, για κάθε κατηγορία, του κόστους αγοράς των προϊόντων (Κόστος Πωληθέντων). Το στοιχείο αυτό μπορεί να προσδιοριστεί βάση των ιστορικών στοιχείων του φαρμακείου ή (σε περίπτωση μη ύπαρξης ιστορικών στοιχείων) με εμπειρικό προσδιορισμό.
3. Ο τελευταίος παράγοντας, για την ολοκλήρωση του Profit and Loss Forecast (PnL), είναι να προσδιοριστούν οι δαπάνες του φαρμακείου. Οι δαπάνες, χωρίζονται στις εξής βασικές κατηγορίες:
- Αμοιβές:
Μηνιαίες Αμοιβές + Ασφ. Εισφορές + ΦΜΥ x 14
Bonus
Αμοιβή φαρμακοποιού + Ασφ. Εισφορές + Συνδρομές
Λογιστής-δικηγόρος-σύμβουλος
- Ενοίκια και Γενικά Διοικητικά έξοδα:
Νοίκι, ΟΤΕ, ΔΕΗ (χωρίς χαράτσι), Internet, συντηρήσεις, καθαριότητα
- Έξοδα marketing και προωθητικών ενεργειών:
Υλικά βιτρίνας, merchandising, site, events, υλικά συσκευασίας, σακούλες κλπ
- Εκπαίδευση: Συνέδρια, σεμινάρια, βιβλία κλπ
- Πάγια – αναλώσιμα (μικρής αξίας):
καθαριστικά διάφορα, super market, μελάνια κλπ.
- Τραπεζικά έξοδα
Εδώ ας σημειωθεί ότι οι δαπάνες αγοράς παγίων στοιχείων, υπολογίζονται στις αποσβέσεις, ωστόσο τα μικρής αξίας πάγια μπορούν να περαστούν στα γενικά έξοδα.
Ακολουθεί παράδειγμα στον πίνακα 6.2:
Τα παραπάνω, καταλήγουν στον πίνακα 6.3, δηλαδή την πρόβλεψη κερδών και ζημιών (Pnl Forecast)
Η χρησιμότητα της διαδικασίας έγγυται στο ότι βοηθάει στη λήψη αποφάσεων, καθώς δίνει την δυνατότητα να προϋπολογιστούν τα κόστη, ώστε να μην υπερβαίνουν τα έσοδα και να δημιουργηθεί κέρδος. Συν τοις άλλοις, σε δύσκολες οικονομικά εποχές, σαν αυτήν που βιώνουμε, η αναφορά Profit and Loss Forecast βοηθάει στο να καταριστεί ένα σχέδιο δράσης ώστε η επιχείρηση να επιτύχει να φτάσει τουλάχιστον στο νεκρό σημείο*, έτσι ώστε να είναι σε θέση να επιβιώσει μέχρι να έρθουν καλύτερες μέρες. Βέβαια ανά τακτά χρονικά διαστήματα (τρίμηνα) θα πρέπει να γίνεται έλεγχος και παρακολούθηση των αποτελεσμάτων και κατα πόσο αυτά συμπίπτουν με την πρόβλεψη.
* Ως “Νεκρό Σημείο” ορίζεται το ποσό εκείνο των πωλήσεων, με το οποίο μια επιχείρηση καλύπτει ακριβώς τα σταθερά και τα μεταβλητά της έξοδα, χωρίς να πραγματοποιεί ούτε κέρδος, ούτε ζημιά. Πρακτικά, είναι το σημείο όπου συναντώνται το μικτό κέρδος με τις δαπάνες.
Αυτή είναι μία σχετικά σύντομη παρουσίαση της μεθόδου χρηματοοικονομικού προγραμματισμού ενός φαρμακείου.
Κλείνοντας, σας παραθέτουμε 2 απεικονίσεις οι οποίες αφορούν στο PnL Forecast, υπαρκτού φαρμακείου.
Εν τούτοις, καθώς είναι μία σύνθετη διαδικασία, είμαι στην διάθεση σας για να απαντήσω σε τυχούσες απορίες τις οποίες μπορείτε να στείλετε στο e-mail: skounoupa@kprovoli.gr.
Καλό προγραμματισμό λοιπόν!
